Vous demandez, ou Charles fait sa ronde
« Prépare les relances des devis sans réponse. » Ou rien du tout : à intervalle régulier, Charles parcourt vos dossiers et repère ce qui attend.
Le Bureau, dans le CRM Aleva, votre logiciel de gestion
Charles prépare.
Vous signez.
Un bras droit installé dans votre logiciel de gestion. Il relance les devis sans réponse, prépare les rappels de factures, les fiches clients, vos visites et vos rapports, avec les chiffres de vos propres dossiers. Rien ne part et rien ne s’écrit sans votre validation.
Il prépare avec vos chiffres
Montants, dates et noms viennent de votre logiciel de gestion, pas d’ailleurs. Si la question touche la TVA, un contrat ou un impayé, il consulte un spécialiste, et vous le voyez.
Vous lisez, puis vous décidez
Tout arrive dans « À signer ». Vous signez, vous corrigez le texte, vous refusez ou vous classez. Un envoi ne part jamais sans vous.
Tout est tracé
Le Registre, le journal du Bureau, garde qui a validé quoi, et quand. Vous pouvez le relire à tout moment.
L’équipe
Un bras droit, des spécialistes.
Charles
Votre bras droit
Charles connaît vos dossiers et parle simplement. C’est lui qui travaille ; les autres le conseillent. Il peut consulter 19 spécialistes ; en voici 4.
- Relances de devis. Un devis sans réponse depuis 15 jours : la relance est prête, avec le bon montant et la bonne date.
- Rappels de factures. Vous le mettez en copie de vos factures, comme un collègue. Il repère l’échéance dépassée et prépare le rappel. Une facture contestée est mise de côté, pas relancée.
- Fiches clients. Il crée ou met à jour une fiche, numéro de TVA vérifié dans le registre européen, et vous montre l’avant et l’après. Rien n’est effacé.
- Préparation de visite (avec la mémoire technique, en option). « J’ai une intervention chez Dupont jeudi » : il sort les demandes du client, les causes probables, ce qu’il faut vérifier sur place et les fiches du coffre à prendre avec vous (leurs titres seulement, jamais les mots de passe).
- Rapport d’intervention dicté (avec la mémoire technique, en option). Vous dictez en sortant, il rédige le rapport. Vous le relisez et le validez : l’intervention s’enregistre alors dans votre logiciel, d’où vous envoyez le rapport au client.
- Le point du lundi. Vos affaires en cours, ce qui est à relancer, ce qui vient d’arriver, en quelques phrases.
Sophie
La comptabilité
Charles la consulte quand une question touche la TVA, la fiscalité ou une pièce comptable. Vous voyez la ligne « avis de Sophie, la comptabilité », puis la réponse, relue par Charles avant de vous être transmise.
- TVA : taux, mentions sur une facture, numéro de TVA d’un client
- Fiscalité du quotidien d’un indépendant ou d’une petite société
- Pièces comptables : ce qu’il faut garder, et comment
Élodie
Le commerce
Quand vous posez une question commerciale, le ton d’une relance, la présentation d’une offre, la réponse à un client qui négocie, Charles lui demande son avis avant de vous répondre.
- Offres et prix : comment les présenter
- Négociation : que répondre, et où s’arrêter
- Relance commerciale : le bon moment, le bon mot
Amélie
Le juridique
Un contrat à relire, des conditions générales à écrire, une question sur votre société : Charles passe par Amélie. Elle éclaire une question ; elle ne remplace ni un avocat ni un notaire.
- Contrats et conditions générales
- Sociétés : formes, obligations, formalités
- Quand il faut passer par un professionnel du droit
Karim
Le recouvrement
Chaque rappel de facture préparé par Charles passe par Karim avant d’arriver dans « À signer » ; si Karim n’a pas pu relire, le rappel vous le dit. Il vérifie le ton, les délais et les mentions prévus par la loi belge, différents pour une entreprise et pour un particulier.
- Rappels de factures impayées : un premier, un second, puis la décision vous revient
- Mises en demeure, à votre demande
- Factures contestées : on s’arrête, on note, on ne relance pas
Portraits illustratifs : ce sont des assistants logiciels, pas des personnes.
Ce que Charles
ne fait pas.
- Il n’envoie aucun mail et n’écrit rien dans votre logiciel sans votre validation.
- Il ne dit pas qu’une chose est faite quand elle ne l’est pas : l’état vient de ce qui a réellement été signé et envoyé.
- Il n’invente pas de chiffre : il n’utilise que vos dossiers, et il dit ce qu’il ne sait pas faire.
- Vos fichiers restent chez vous : le logiciel et Le Bureau sont installés sur une machine chez vous. 4 services en ligne sont utilisés, pas plus : le moteur de rédaction (un fournisseur européen par défaut, choisi avec vous), qui reçoit le texte à rédiger et jamais vos mots de passe ni vos notes dictées ; le registre européen de la TVA, pour vérifier un numéro ; la reconnaissance vocale de votre navigateur, si vous dictez ; et, seulement si vous l’activez, une recherche web pour la veille, sans aucune donnée de vos clients.
Avant de demander une démonstration
3 questions qu’on nous pose.
J’ai déjà un logiciel de facturation. Est-ce pour moi ?
Oui. Vous le gardez. Charles lit les factures que vous lui mettez en copie, quel que soit le logiciel qui les produit, et prépare les rappels à partir de là. Les devis, les clients et les interventions vivent dans le CRM Aleva, que Le Bureau accompagne.
« Installé chez vous », ça veut dire quoi ?
Le logiciel de gestion et Le Bureau tournent sur une machine posée chez vous, un petit boîtier ou votre serveur, selon votre budget. Vos dossiers ne sont pas stockés chez Aleva. La mémoire technique, qui lit vos archives pour préparer les visites et les rapports, s’installe aussi chez vous, en option.
Combien ça coûte ?
Comme tout projet Aleva : un prix fixe, écrit avant de commencer, après un premier échange gratuit de 30 minutes. Il n’y a pas de grille de prix, parce qu’il n’y a pas 2 entreprises pareilles. Le détail est sur la page Accompagnement.
Une démonstration
30 minutes sur vos devis
et vos clients.
Pas une démonstration générique : vous nous envoyez quelques lignes de votre fichier Excel ou de votre facturation, sans les noms de vos clients, et Charles travaille dessus devant vous.
Réserver la démonstration